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如何应用RFID解决档案信息管理?

如何应用RFID解决档案信息管理?

发布日期:2020-01-26 11:06:38 作者:Ling 点击:12744

     近年来, 国内文档事业取得了长足的发展, 数量逐日增多, 文档的种类日趋多样化, 信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益凸显, 主要表现在以下几个方面。

(1)文档编目流程烦琐低效、整理时间冗长

     传统方式下, 档案人馆后先需进行分类、排序, 并去装订, 然后由人工撰写档案盒的相关信息, 最后手工抄写档案目录, 并将目录连同档案一起封装人档案盒内。这种操作方式不仅耗费大量人力和时间, 而且容易导致档案人馆后被长期堆放而得不到及时整理归档。此外, 档案编目与档案盒撰写多为简单、重复性劳动, 手工处理方式使得整个流程既烦琐又低效。

(2)档案存放次序较易被打乱

     虽然档案一般都分类存放, 但是在档案存取过程中, 由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误, 档案存放的次序难免被打乱, 造成档案存放无序, 查找困难。

(3)档案查阅耗时长

       随着档案规模与种类越来越庞大, 要查找某一档案时, 先由管理员找到存放该类型档案的档案架, 再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置, 查找起来就好比海底捞针, 需要将所有的档案筛选一遍。

(4)档案的盘点操作不科学

      由于档案数量众多, 且档案材料都封装在档案盒内, 因此在盘点档案时一般只清点档案盒的 数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同, 这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点, 那将是一项十分庞大的工程。

(5)对失效档案的管理滞后

      有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此, 超过有效期限的档案是没有任何价值的, 需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是, 由于传统管理模式下档案盘点工作的困难, 管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准确, 使得失效档案不能被及时发现和处理。因此, 很

多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在档案架上, 形成大量冗余档案, 给档案管理工作带来额外负荷和成本。

     鉴于这种现状, 档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别技术, RFID技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性, 具有其他方式无可比拟的优越性, 文档信息管理系统正是在此基础上进行开发的一种方便文档管理员对文档进行管理的系统。

本文网址:http://www.hysrfid.com/article/ruheyingyongRFIDjiejuedanganxinxiguanli.html

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